Ηλεκτρονική Βιβλιοθήκη

Στο πλαίσιο των Διακρατικών Προγραμμάτων Euro–MED, IPA ADRION, Next MED, Next Black Sea Basin και του Διαπεριφερειακού Προγράμματος INTERREG EUROPE, οι επαληθεύσεις των δαπανών Ελλήνων Δικαιούχων (Εταίρων), οι οποίοι υλοποιούν Πράξεις (Έργα) ενταγμένα στα παραπάνω Προγράμματα, γίνονται από τη Μονάδα Δ: Διαχειριστικών Επαληθεύσεων Προγραμμάτων INTERREG της Ειδικής Υπηρεσίας «Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων» (άρθρο 9 παρ.5 Ν. 4914/2022). Προϊστάμενος της Μονάδας Δ είναι ο κ. Χρήστος Τσικμανλής: ctsikmanlis@mou.gr. Τα στοιχεία της Υπηρεσίας είναι: Ναυάρχου Νικοδήμου 11 & Βουλής, 105 57, Αθήνα – Τηλ: 213 1500475.

Κατά την υποβολή των αιτημάτων τους, οι Έλληνες εταίροι πρέπει να υποβάλλουν στη Μονάδα Δ’ τα εξής:

Στοιχεία που αφορούν στον εταίρο/επικεφαλής εταίρο (αφορά μόνο στο πρώτο αίτημα)
Στοιχεία που αφορούν στο έργο (αφορά μόνο στο πρώτο αίτημα)
Στοιχεία που αφορούν στο αίτημα επαλήθευσης δαπανών (αφορούν όλα τα αιτήματα προς επαλήθευση)

Ειδικότερα, εντός δέκα (10) ημερών από την λήξη της περιόδου αναφοράς κάθε προγράμματος, οι Έλληνες εταίροι θα πρέπει να έχουν ολοκληρώσει την υποβολή του αιτήματος για επαλήθευση δαπανών στις αντίστοιχες ηλεκτρονικές εφαρμογές (portal, jems, synergie κλπ) και ταυτόχρονα να αποστείλουν, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ncgr@mou.gr, ένα διαβιβαστικό έγγραφο στο οποίο θα αναφέρονται περιληπτικά τα στοιχεία του αιτήματος, κατ’ ελάχιστον το ακρωνύμιο του έργου, η περίοδος αναφοράς (από–έως), το αιτούμενο ποσό, καθώς και οποιαδήποτε άλλη χρήσιμη πληροφορία προς τον επαληθευτή.

Στοιχεία που αφορούν στον εταίρο / επικεφαλής εταίρο

Με το πρώτο αίτημα για επαλήθευση δαπανών, θα πρέπει να υποβληθούν τα παρακάτω:

1.1. Δήλωση του θεσμικού πλαισίου που διέπει την ίδρυση και λειτουργία του Φορέα

1.2. Καταστατικό και Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας (Κανονισμός Προμηθειών και Προσλήψεων)

1.3. Έναρξη δραστηριότητας του Φορέα (έγγραφο ΔΟΥ)

1.4. Υπεύθυνη Δήλωση στην οποία ο νόμιμος εκπρόσωπος του Φορέα θα δηλώνει ότι εφαρμόζει τις απαιτήσεις της Διαχειριστικής Αρχής του Προγράμματος, όπως αυτές περιγράφονται στο εγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο Έργου (Application Form), στη Σύμβαση Επιχορήγησης (Subsidy Contract / Grant Contract) και στη Συμφωνία Εταιρικής Σχέσης (Partnership Agreement) μεταξύ των εταίρων, καθώς και τον Οδηγό Διαχείρισης του Προγράμματος (Programme Manual)

Στοιχεία που αφορούν στο έργο

Με το πρώτο αίτημα για επαλήθευση δαπανών, θα πρέπει να υποβληθούν τα παρακάτω:

2.1. Στην περίπτωση που δεν είναι ήδη αναρτημένα στην ηλεκτρονική πλατφόρμα, το αρμοδίως υπογεγραμμένο εγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο Έργου (Application Form), τη Σύμβαση Επιχορήγησης μεταξύ της Διαχειριστικής Αρχής του Προγράμματος και του Επικεφαλής εταίρου (Subsidy Contract/ Grant Contract) και τη Συμφωνία Εταιρικής Σχέσης (Partnership Agreement).

2.2. Έγγραφο ορισμού της ομάδας έργου.

2.3. Αναλυτικά στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, επώνυμο, διεύθυνση, θέση στο φορέα, τηλέφωνο και e-mail) του υπευθύνου του έργου.

2.4. Υπεύθυνη Δήλωση του επικεφαλής Οικονομικών Υπηρεσιών στην οποία θα δηλώνεται:

ο κωδικός του κέντρου κόστους ή του λογαριασμού της Αναλυτικής Λογιστικής που έχει δημιουργηθεί για την λογιστική παρακολούθηση του έργου,
ο τραπεζικός λογαριασμός που τηρεί ο Φορέας για την πληρωμή των δαπανών του έργου
ο τραπεζικός λογαριασμός εισροών της εθνικής και κοινοτικής συμμετοχής

Υπογραμμίζεται ότι οποιαδήποτε τροποποίηση των ανωτέρω στοιχείων κατά τη διάρκεια υλοποίησης των έργων, θα πρέπει να γνωστοποιείται στη Μονάδα Δ΄ κατά την υποβολή του εκάστοτε αιτήματος για επαλήθευση δαπανών των έργων του Προγράμματος.

Σημείωση: Σημειώνεται ότι για τις αλλαγές των στοιχείων του υπεύθυνου έργου θα πρέπει επίσης να ενημερώνονται η Εθνική Αρχή – Σημείο Επαφής Ελλάδας (Ειδική Υπηρεσία Interreg 2021-2027, Τηλ. 2310 469 600) και η Κοινή Γραμματεία του Προγράμματος.

Στοιχεία που αφορούν στο αίτημα επαλήθευσης

Με κάθε αίτημα επαλήθευσης δαπανών υποβάλλονται λογιστικές εγγραφές (ημερολόγιο, αναλυτικό καθολικό, καρτέλα έργου κλπ.), παραστατικά πληρωμής (π.χ. αποδείξεις είσπραξης, τραπεζικά εμβάσματα, επιταγές, τραπεζικά extrait, καταθετήρια), καθώς και όλα τα αναγκαία για την τεκμηρίωση της επιλεξιμότητας των δαπανών δικαιολογητικά, όπως ενδεικτικά, ανά κατηγορία δαπάνης, αναφέρονται παρακάτω:

3.1. Staff Costs (σε περίπτωση real cost μόνο)

Αντίγραφα των παραστατικών στοιχείων για όλες τις δαπάνες που δηλώνονται, όπως καταστάσεις μισθοδοσίας, ΑΠΥ, έντυπα απόδοσης παρακρατηθέντων φόρων και ασφαλιστικών εισφορών, μηνιαία φύλλα χρονοχρέωσης / global κατά περίπτωση, υπολογισμός εργατοώρας, συμβάσεις προσωπικού, προσκλήσεις με τη σχετική δημοσιότητα, διαδικασία επιλογής, πρακτικά αξιολόγησης, υπεύθυνες δηλώσεις απασχολουμένων περί μη υπέρβασης του ετήσιου ορίου απασχόλησης 1720 ωρών σε συγχρηματοδοτούμενα έργα.

3.2. Travel and Accommodation Costs (μόνο για real costs)

Απόφαση μετακίνησης, ατζέντα, λίστες συμμετεχόντων, ημερολόγια κίνησης/εξοδολόγιο, αεροπορικά εισιτήρια και κάρτες επιβίβασης, εισιτήρια άλλων μεταφορικών μέσων, τιμολόγια, voucher κ.λ.π.

3.3. External Expertise Costs

– Προγραμματισμός προμηθειών (procurement plan) για το σύνολο του εγκεκριμένου προϋπολογισμού της εν λόγω κατηγορίας όπου θα αναλύονται οι συμβάσεις που προτίθεται να αναθέσει ο Φορέας, καθώς και το είδος της διαγωνιστικής διαδικασίας κάθε μίας από αυτές.

– Για κάθε ανάθεση ξεχωριστά θα υποβάλλονται τα αναρτημένα στο ΚΗΜΔΗΣ (ό,τι απαιτείται κατά περίπτωση): α) Πρωτογενές Αίτημα β) Πρόσκληση/Διακήρυξη γ) Απόφαση Ανάθεσης δ) Σύμβαση ε) Εντολές Πληρωμής

Επιπλέον, θα υποβάλλονται Πρακτικό Αξιολόγησης Διαγωνισμού και τυχόν ενστάσεις, Προσφορές Υποψηφίων Αναδόχων, Τιμολόγια, Πρωτόκολλα Παραλαβής, Παραδοτέα.

3.4. Equipment

Ότι απαιτείται για τους external και επιπλέον: α) Μητρώο Παγίων β) Τυχόν Αποσβέσεις γ) Φωτογραφίες του εξοπλισμού από τις οποίες να προκύπτει η τήρηση των κανόνων δημοσιότητας του εκάστοτε προγράμματος (π.χ. αυτοκόλλητα με λογότυπο του προγράμματος – έργου) δ) Βεβαίωση Καινούργιου και αμεταχείριστου από προμηθευτή με αναγραφή των σειριακών αριθμών, είτε στο τιμολόγιο είτε στη βεβαίωση ε) Σε περίπτωση που το πρόγραμμα επιτρέπει την αγορά μεταχειρισμένου εξοπλισμού, απαιτείται βεβαίωση του προμηθευτή ότι ο εξοπλισμός δεν έχει αποκτηθεί κατά τα τελευταία 10 χρόνια με συνδρομή ενωσιακής ή/και εθνικής χρηματοδότησης.

Ηλεκτρονική Υποβολή

Η υποβολή των δαπανών και των σχετικών δικαιολογητικών γίνεται αποκλειστικά μέσω της αντίστοιχης ηλεκτρονικής πλατφόρμας κάθε προγράμματος.
Το όνομα του αρχείου θα πρέπει να περιέχει αποκλειστικά λατινικούς χαρακτήρες και μέγιστο αριθμό 24 ψηφία.
Το όνομα του αρχείου θα πρέπει να παραπέμπει στο περιεχόμενο του αρχείου (π.χ. Staff_May_23_Surename.pdf).

Για να εξασφαλιστεί η απρόσκοπτη ανάγνωση των αναρτημένων αρχείων θα πρέπει, όπου είναι δυνατό, σε κάθε δαπάνη να αντιστοιχεί ένα αρχείο ή/και μια ομάδα αρχείων (zip) εφόσον επιτρέπεται από την αντίστοιχη ηλεκτρονική πλατφόρμα που να περιλαμβάνει το σύνολο των εγγράφων (π.χ. ένα αρχείο με έγγραφα εντάλματος ή ένα αρχείο με έγγραφα ανάθεσης).

Τα πρωτότυπα παραστατικά παραμένουν σωστά αρχειοθετημένα στις εγκαταστάσεις του φορέα ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμα σε κάθε μελλοντικό έλεγχο.

Οι παρούσες οδηγίες είναι συμπληρωματικές των σχετικών οδηγών του εκάστοτε προγράμματος και της ΥΑ 45820 / ΦΕΚ 3281/17.05.2023. Κατά συνέπεια, οι Έλληνες Δικαιούχοι καλούνται να ακολουθούν συνδυαστικά τα οριζόμενα στα ανωτέρω.